Las herramientas colaborativas para poder teletrabajar desde casa se han vuelto más necesarias cada día que pasa. En este post explicaremos las tres alternativas que tenemos para realizar el trabajo a distancia de una forma segura y fácil.
Microsoft 365
Anteriormente llamado Office 365, M365 es la herramienta de pago más eficiente del mercado empresarial para poder comunicarse con sus proveedores o profesionales. Microsoft nos da la posibilidad de elegirlo entre 3 planes diferentes. Empresa Básico, con un precio de 4,20€ + IVA por usuario mensual en suscripción anual, Empresa Estándar, pagando 10,50 + IVA por usuario mensual en suscripción anual, y Empresa Premium, con un precio de 16,90€ + IVA por usuario mensual en suscripción anual.
· Empresa Básico: Incluye las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook (hasta 50GB de correos en tu buzón), OneNote y Word (además de Access y Publisher para PC únicamente). OneDrivepara compartir y almacenar hasta 1TB de datos. Teams, la aplicación ideal para el teletrabajo y la comunicación entre profesionales y empresarios, inclusive videoconferencias hasta 250 participantes. Además, incluye servicios como SharePoint, Exchange. Las aplicaciones están accesibles solo vía web.
· Empresa Estándar: Posibilidad de instalar las aplicaciones Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access y Publisher) hasta 5 dispositivos móviles, 5 tabletas y 5 PC o Mac por usuario. El buzón de correo podrá ser con dominio personalizado y hasta 50GB. Incluye Teams para la comunicación y OneDrive para almacenar y compartir datos hasta 1TB.
· Empresa Premium: Además de incluir las aplicaciones del plan anterior, este plan incluye ofertas de productividad y administración de la seguridad. Dentro de este plan Microsoft se centra en una seguridad mayor para empresas de más de 300 empleados. Las aplicaciones adicionales son, Azure Information Protection, Acceso condicional, Windows Virtual Desktop, y los más importante:
-Intune: Borra de forma remota los datos de la empresa de los dispositivos robados o perdidos.
-Defender: Aplicación que para protegerte de las amenazas en vínculos o adjuntos del correo electrónico. La última tecnología de Microsoft te ayuda en las amenazas de día cero, ransomware, malware, entre otros.
Onlyoffice
Con Onlyoffice tenemos la posibilidad de introducir en nuestro negocio un paquete ofimático totalmente gratuito para satisfacer el teletrabajo colaborativo. Además de que la versión gratuita pueda ser instalada por tu grupo informático o por GowTech, en la web de OnlyOffice nos ofrece 3 planes distintos.
· Edición Enterprise: con 3 subplanes. Start, por 1020€ y 1 servidor, con hasta 50 conexiones simultaneas. Standard, con un precio de 2040€ y hasta 100 conexiones simultaneas. Standard+por 4080€ por un servidor y hasta 200 conexiones simultaneas. Todas ellas con licencia ilimitada y 1 año de soporte y actualizaciones. Todo en un servidor propio donde tendrás todo el control de tus datos.
· Edición Integration: La versión web sin necesidad de pagar por un servidor propio. Este plan también disponemos de 3 subplanes, los dos primeros de pago único y el tercero lo puedes personalizar. Home Server, por un precio de 90€ para 10 usuarios. Single Server, por 935€ para conexiones simultaneas de hasta 50 (puede añadir más si lo deseas). El primer subplan es para uso no comercial, mientras que el segundo sí que lo es. Por último, tenemos el subplan Cluster, donde deberás de ponerte en contacto con ellos para pedir presupuesto, es para uso comercial y de licencia de por vida, actualizaciones y mantenimiento para 1 año. Cluster puede recuperar datos ante desastres.
· Edicion para el desarrollo (Development Server) ypara la producción (Single Server y Cluster). Development Server con un precio de 1275€ por un servidor tiene una licencia ilimitada, mientras que la Single server cuesta 5100€ con una licencia de 1 año.
Pero ¿Qué aplicaciones incorporara OnlyOffice? Edición y creación de documentos tipo docx, de hoja de cálculo tipo xlsx y de presentaciones tipo pptx. Además, para satisfacer el teletrabajo, disponemos de correo electrónico, un CRM donde podrás facturar, monitorear los procesos, crear reportes… La gestión de proyectos prepara a su equipo de trabajo para realizar la tarea rápidamente y tener éxito en el proyecto, priorice tareas, establezca una fecha límite. Con el calendario incorporado en la herramienta hace que el usuario tenga controlado su tiempo, podrás añadir otros calendarios, añadir recordatorios… Otra herramienta es la de Comunicación, donde se podrán crear blogs, foros y chats.
Zoho
Es un conjunto de aplicaciones web desarrollada por la empresa India ZOHO Corporation. Para poder utilizar las herramientas deberas de resgistrarte con un correo electrónico y una contraseña. También podrás loguearte mediante una cuenta Microsoft, Apple, Google, Linkedin, Facebook o Twitter.
· Books: Con Zoho Books podrás realizar facturas, presupuestos, control de horas a clientes, personalizar una lista de precios para un cliente específico, confirme la orden de compra o de venta, control de inventario… Books dispone de 3 planes, Basic (90€/año), Standard (190€/año) y Professional (290€/año).
· Calendar: Como las anteriores aplicaciones, es básico integrar un calendario para poder establecer un orden, además de recordatorios y de incluir otros calendarios como calendarios comunes. Zoho Calendar dispone de una zona para chat y contactos, donde podrás comunicarte con tus compañeros de trabajo. La aplicación es gratuita
· Campaigns: La aplicación ideal si deseas crear una campaña publicitaria mediante plantillas que ofrece Zoho Campaigns o una personalizada. Podrás realizar un seguimiento y ver informes. La aplicación dispone de dos planes de pago, mediante suscripcióno pago por uso, ya sea mensual o anual.
· Cliq: Primeramente, podremos crear nuestra empresa o si existe, unirnos a ella. Una vez creada, deberás como mínimo invitar a una persona para que se una. Zoho Cliq es una aplicación para comunicarte con tus compañeros de trabajo. Además, podrás organizar los usuarios por departamentos y de dar permisos para ciertos grupos. La aplicación hace posible que tengas un control horario gracias a su botón de Check In y Check Out, además de botones rápidos de 1 hora para comer o 15 minutos para tomar un respiro. Podrás realizar llamadas y videollamadas. Para poder tener acceso ilimitado en tiempo deberás de pagar 32.40€ al año por usuario o 3€ al mes por usuario.
· Connect: La aplicación perfecta para teletrabajar y tener un vínculo virtual entre clientes o proveedores. Para empezar con esta aplicación deberemos de crear una red interna (trabajar con los empleados) o externa (trabajar con clientes, proveedores). Después crearemos el nombre de nuestra red, por ejemplo, gowtech. Ya tendremos lista nuestra herramienta para crear proyectos, organizar y controlar el proyecto, crear tareas y asociarlas a ciertos empleados. Vea la evolución del proyecto, comparta ficheros dentro del proyecto…Además tendremos un calendario y un chat con posibilidad de crear canales. Para tener acceso ilimitado a esta aplicación deberemos de realizar un pago de 10€ al año por usuario o 1€ al mes por usuario.
· CRM: Con Zoho CRM podremos llevar el control de nuestras clientes actuales y clientes potenciales. Tener un control de la actividad con ellos… Para obtener esta aplicación totalmente ilimitada tenemos varios planes. Estándar (12€), Professional (20€), Empresarial (35€), Ultimate (45€), CRM Plus (50€), siendo todos los precios por usuario y mes en facturación anual.
· Desk: Es la aplicación llevar un control tareas en forma de tickets. Por ejemplo, en una empresa dedicada al soporte informático lo utilizaría para llevar un control de incidencias de sus clientes. Hay 3 planes, Estándar (144€ al año), Profesional (240€ al año) y Enterprise (420€ al año). Aunque es gratuito para 3 agentes.
· Invoice: Cree facturas de forma rápida y sencilla. Agregue sus clientes, artículos, realice presupuestos, vea sus gastos y ganancias en un solo clic. El precio por tener la aplicación es de 90€ al año (Plan Basic) con acceso a un usuario y máximo de 50 contactos. 190€ al año (Plan Standard) para 3 usuarios y un máximo de 500 contactos. y el Plan Professional con un precio de 290€ al año, 10 usuarios y contactos ilimitados.
· Mail: Sistema de gestión de correo, para enviar y recibir correos electrónicos.
· People: La solución perfecta para su departamento de RRHH. Para seguir y automatizar el proceso. La suscripción a este servicio 10€ por usuario al año (Plan RH Esencial), 20€ al año por usuario (Plan Professional), 30€ al año por usuario (Plan Premium) o 50€ al año por usuario (Plan Empresarial).
· Sheet: La aplicación para tus hojas de cálculo vía web. Es gratuita.
· Show: La aplicación para tus presentaciones. Es gratuita.
· Writer: Tu aplicación para hojas de texto. Es gratuita.
· Docs: Con Zoho Docs podrás centralizar todos tus documentos Sheet, Show y Writer para acceder en todos tus dispositivos. Crea o añade personas a tus carpetas para que tenga acceso.Es gratuita.
· Workdrive: Aplicación para que tengas todos tus documentos en la nube. Para disponer de este servicio, disponemos de varios planes. Starter (24€ al año por usuario), Equipo (48€ al año por usuario), Negocio (96€ al año por usuario) o Empresarial para un mínimo de 2000 usuarios.
Otras aplicaciones no menos importantes son: Projects (creación de projectos o tareas así como seguimiento), Creator (Creación de base de datos), ContactManager (creación y administración de contactos), SalesIQ (convierta los visitantes de tu página web en clientes potenciales), Sign (Para firmar documentos) …
No obstante, si queremos tener más de 40 aplicaciones en una sola Suite, podremos tenerla con Zoho One para empresas. Con un precio de 30€ por empleado al mes con facturación anual o 75€ al mes por empleado con facturación anual hace que la aplicación sea más interesante.
Gowtech puede guiarle en la instalación o asesoramiento de cualquier herramienta para teletrabajar, ya sea una empresa pequeña o una empresa de mayor tamaño.
