Factura Electrónica

La factura electrónica es un documento digital que se genera y se transmite de forma electrónica a través de medios informáticos como correos electrónicos, portales web o sistemas especializados. Contiene la información detallada de una transacción comercial, como la descripción de los bienes o servicios, el precio, los impuestos aplicados, etc y su uso permite agilizar y simplificar el proceso de facturación, reducir costes y aumentar la transparencia en las transacciones comerciales.

¿Cómo funcionarás cuando implementes La Factura Electrónica?

Estas son sólo algunas de las funciones que harán positiva tu experiencia con la implantación de la factura electrónica en tu empresa:

Todas tus facturas se centralizarán en un único lugar para garantizar que contengan la información necesaria y correcta.
Las facturas se filtrarán para eliminar tareas manuales innecesarias y asegurarte un procesamiento eficiente.
Estas facturas se compartirán y actualizarán para la administración de cada uno de los departamento implicados.
Tus facturas podrán ser procesadas de forma automática mediante reglas preestablecidas que determinarán el curso del proceso de forma afirmativa o negativa.
Además, cada factura se registrará con información del proveedor correspondiente, integrándose en un archivo electrónico que recopilará datos importantes y documentos vinculados.

Beneficios que obtendrás al utilizar el servicio de Factura Electrónica

La automatización de procesos reduce la carga de trabajo manual, lo que te permitirá ahorrar tiempo en la generación, envío y gestión de facturas.
Al eliminar la introducción manual de datos, se minimizarán los errores y se aumentará la precisión en el proceso de facturación.
La reducción de papel, tinta y envíos físicos de facturas implicará ahorros significativos en los costes operativos.
La facturación electrónica agiliza los procesos, permitiendo una gestión más eficiente del tiempo y de los recursos de la empresa.
Con un sistema de facturación electrónica, se puede acceder de forma rápida y sencilla a todas las facturas y datos relevantes, facilitando la toma de decisiones.
Almacenar las facturas de forma electrónica reduce el riesgo de pérdida o extravío de documentos físicos, y garantiza un mayor nivel de seguridad en la gestión de la información.

Y además:

Te facilitaremos herramientas para la notificación y firma de los acuerdos con proveedores.
Informes de evaluación de riesgo.
Informes de situación sobre factura electrónica de tus proveedores y clientes.

¿Qué es La Factura Electrónica?

La factura electrónica en España no es algo novedoso, ya que se ha utilizado durante bastante tiempo sin tener obligación legal. Sin embargo, el Ministerio de Hacienda está en proceso de implementar una legislación innovadora que establecerá el uso obligatorio de la factura electrónica para todas las operaciones comerciales entre empresas (B2B).

Este cambio hacia la digitalización de documentos busca introducir un sistema de facturación específico, digital y sometido a una regulación exhaustiva. Los objetivos clave de la iniciativa de facturación electrónica en España son:

Optimizar y automatizar los procesos relacionados con la gestión financiera empresarial.
Mejorar la puntualidad y eficiencia en los procesos de pago.
Incrementar la eficacia en la recaudación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Esta estrategia de adopción de la facturación electrónica se alinea con un plan más amplio de la Unión Europea, conocido como VAT in the Digital Age (ViDA), que busca promover la implementación de la facturación electrónica y la presentación de informes digitales en todo el continente europeo.

Se prevé que la implementación de la facturación electrónica en España se efectúe entre 2024 y 2026. Los detalles y regulaciones específicas que gobernarán este nuevo sistema fueron establecidos en la ley "Crea y Crece", promulgada en septiembre de 2022.

España, junto con otros países miembros de la Unión Europea como Francia y Portugal, está liderando el camino hacia la modernización fiscal con la adopción de la facturación electrónica. Este movimiento refleja un esfuerzo colaborativo a nivel de la UE para transitar hacia una era más digital y eficiente en la gestión fiscal.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas en España?

En España, todos los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas electrónicas cuando se trata de transacciones comerciales entre empresas (B2B). Sin embargo, las transacciones que se realizan directamente con los consumidores finales (B2C) todavía no requieren cumplir con la normativa de facturación electrónica.

Además, no es obligatorio emitir facturas electrónicas en España en las siguientes situaciones específicas:

En el caso de transacciones realizadas con entidades situadas fuera del territorio español.
Cuando se emiten facturas simplificadas bajo ciertas condiciones específicas, las cuales están detalladas en el artículo 4 del Real Decreto 1619/2012.

¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica obligatoria en España?

El Ministerio de Economía, Comercio y Empresa junto con el Ministerio de Hacienda han remitido a la Comisión Europea el borrador del desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece. Esta ley estipula que la factura electrónica sea obligatoria en todas las transacciones de empresas, incluyendo a los autónomos, en España. Durante el mes de mayo, la Comisión debe dar su aprobación y posteriormente el Gobierno procederá a su publicación. Sin embargo, la mayoría de las empresas y profesionales no estarán sujetos a esta normativa hasta 2025 o más adelante.

El despliegue de esta normativa se llevará a cabo de forma gradual, siguiendo un enfoque escalonado basado en el volumen de negocios de las entidades, priorizando a aquellas con mayores ingresos.

El plan provisional para su implementación es el siguiente:

En primer lugar, las empresas con un volumen de negocio anual que exceda los 8 millones de euros estarán obligadas a adoptar la facturación electrónica y tendrán un año para su implantación desde la publicación del Reglamento por parte del Gobierno.

El resto de empresas y profesionales que facturen menos de 8 millones de euros tendrán dos años para implementar la factura electrónica tras la publicación del Reglamento por parte del Gobierno.

Elementos Claves

Formatos estructurados aceptados:

EDIFACT
FacturaE
CEFACT
UBL

(Los anteriores cuatro formatos se desarrollan en el 2.6. Formato de la factura electrónica en España

Independientemente del formato elegido, es obligatorio incluir contenido adicional y esta información debe ser gestionada de una manera determinada.

Estados de facturas:

Obligatorio: Aceptación/Rechazo + Pago + Notificación a tu proveedor y a la A.E.A.T.

Opcional: Envío de la factura en otro formato no obligatorio (ej. pdf).

(Descrito detalladamente en el 2.7 Requisitos del informe electrónico (e-reporting) en España)

Nuevos roles de la Agencia Tributaria:

Repositorio de facturas electrónicas o copias fieles.
Desarrollador de la Solución Pública.
Receptor del estado Pago y generador del informe al Observatorio de Morosidad Comercial.
El rol tradicional como receptor del reporte fiscal que no es factura electrónica para aquellas empresas que facturan más de 6 millones de euros.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en España?

El sistema de facturación electrónica en España se organiza con distintos participantes esenciales, cada uno con funciones específicas para asegurar un proceso regulado y eficaz:

1.- Solución Pública de Facturación Electrónica: Gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), ofrece un marco oficial para la emisión y recepción de facturas electrónicas, ideal para autónomos o pequeñas empresas que cuenten con un ERP.

2.- Plataformas Privadas de Facturación Electrónica: Deben cumplir con los estándares del Real Decreto 1007/2023, garantizando la compatibilidad y seguridad en el tratamiento de facturas electrónicas. Empresas con ingresos superiores a 8 millones de euros generalmente requerirán de estas plataformas, las cuales deben soportar formatos específicos de factura electrónica como FacturaE, UBL, CEFACT y EDIFACT, según con quién se trabaje.

3.- Empresas Emisoras: Encargadas de crear y enviar facturas electrónicas, utilizando tanto la solución pública como plataformas privadas.

Las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas podrán optar por la solución pública de la AEAT o por sistemas de facturación de terceros. Estas soluciones, ya sean públicas o privadas, están diseñadas para interoperar, permitiendo una comunicación segura y eficiente entre ellas,

4.- Empresas Receptoras: Reciben las facturas electrónicas y deben procesarlas y administrarlas conforme a la legislación actual.

Además de los aspectos técnicos, existen obligaciones concretas para los actores del sistema de facturación electrónica, incluyendo a las empresas que emiten y reciben facturas, así como a los proveedores de servicios de facturación electrónica, quienes deben asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos para promover la transparencia, eficacia y seguridad del sistema.

Reglas para cumplir con la facturación electrónica española

La normativa española dicta requisitos específicos para la facturación electrónica, asegurando así una implementación y administración adecuadas del sistema.

Emisión y recepción de facturas electrónicas: Empresas y autónomos deben crear, enviar y recibir facturas electrónicas a través de plataformas privadas autorizadas o mediante la solución pública de la AEAT.
Registro de facturas: Quienes no usen la solución pública deben remitir copias de las facturas en formato Facturae a la AEAT para un seguimiento exhaustivo.
Información y estado de facturas: Emisores y receptores deben proveer datos actualizados sobre el estado de las facturas con informes digitales.
Interconexión e interoperabilidad: Proveedores privados deben garantizar una interconexión y compatibilidad entre distintas tecnologías y plataformas, permitiendo la comunicación entre usuarios de sistemas variados.
Conservación de facturas: Receptores deben mantener acceso a las facturas electrónicas por cuatro años para cumplir con la normativa de archivo.
Visualización, descarga e impresión: Proveedores de servicios deben posibilitar que los usuarios visualicen, descarguen e impriman las facturas electrónicas.

Además, para acatar completamente la normativa, empresas y profesionales en España deben conservar electrónicamente estos registros:

Registro de facturas emitidas.
Registro de facturas recibidas.
Registro de bienes de inversión.
Registro de ciertas operaciones intracomunitarias.

Este conjunto de normas tiene como objetivo fomentar la eficiencia, transparencia y seguridad en el proceso de facturación.

Formato de la factura electrónica en España

El Real Decreto 1007/2023 ha sido un paso significativo en la estandarización de las facturas electrónicas, asegurando su funcionalidad y legalidad en el sistema. Estas medidas tienen como objetivo no solo estandarizar el proceso de facturación electrónica en España, sino también incrementar la confianza en las transacciones electrónicas, garantizando la autenticidad, integridad y aceptación de las facturas digitales.

Se destacan dos requisitos fundamentales para su emisión:

Primero, las facturas electrónicas deben adherirse a un formato estandarizado que sea compatible con la tecnología actual. Los formatos reconocidos incluyen:

XML CII: Un formato universal de CEFACT de la ONU, aplicable a cualquier tipo de factura.
UBL (Universal Business Language): Utilizado para facturas y notas de crédito, conforme a la norma ISO/IEC 19845:2015.
EDIFACT: Un formato estandarizado bajo la norma ISO 9735 para la facturación electrónica a nivel nacional.
FacturaE: Específico de España, basado en firmas XML y acorde con el estándar XAdES para garantizar seguridad y autenticidad.

Segundo, es esencial que la procedencia y el contenido de cada factura electrónica sean verificables y seguros. El gobierno español exige que la autenticidad se confirme a través de:

Tecnología EDI (Intercambio Electrónico de Datos): A través de un proveedor de servicios, se facilita la transmisión segura de documentos electrónicos, incluyendo facturas, entre entidades comerciales.
Firma Electrónica Avanzada: Conforme al Reglamento eIDAS, esta firma valida la identidad del emisor y la integridad del documento.

Requisitos del informe electrónico (e-reporting) en España

El e-reporting o informe electrónico, constituye un elemento clave en la legislación española sobre facturación electrónica. Dicha legislación exige a los compradores no solo recibir facturas electrónicas, sino también reportar de manera eficaz y exacta el estado de las mismas. Este procedimiento promueve la transparencia y permite un seguimiento efectivo de las transacciones comerciales, fortaleciendo la integridad y fiabilidad del sistema de facturación electrónica en España.

Los estados que se deben informar a la administración fiscal incluyen:

La aceptación o rechazo (total o parcial) de la factura, señalando la fecha de tal decisión.
El pago completo de la factura, con la fecha en que se realizó dicho pago.
Los pagos fraccionados de la factura, especificando los montos y las fechas de estos pagos.
La transferencia de la factura a un tercero para su cobro o pago, mencionando el nombre del cesionario y la fecha de la transferencia.

Sanciones por no cumplir con la factura electrónica en España

El incumplimiento de la legislación sobre facturación electrónica en España puede tener graves consecuencias, que van desde notificaciones por retrasos hasta sanciones por una contabilidad deficiente. Según la normativa vigente, se impone una multa por cada factura electrónica reportada fuera de tiempo, que puede ser de hasta el 0,5% del valor total de la transacción. Las penalizaciones oscilan entre un mínimo de 300 euros y pueden ascender a 6.000 euros por trimestre. Por lo tanto, el retraso en la notificación de varias facturas puede llevar a multas considerables.

Asimismo, no mantener registros contables adecuados puede resultar en multas de entre 150 y 6.000 euros. Para las compañías que operan en España, es esencial seguir los principios contables de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que ofrecen un estándar global para la contabilidad de negocios y aseguran la transparencia y uniformidad en la presentación de los estados financieros.