Suplantación de facturas: qué es y cómo proteger tu empresa frente al fraude
¿Qué es la suplantación de facturas?
Es un fraude donde una tercera persona se hace pasar por uno de tus proveedores para enviarte una factura falsa o manipulada con el objetivo de que realices el pago a una cuenta bancaria que en realidad controla el estafador.
El correo tiene el mismo tono de siempre. El diseño de la factura parece correcto. Incluso los datos del remitente pueden coincidir casi al 100 %. La única diferencia suele ser el número de cuenta bancaria.
Y esa pequeña diferencia… puede costar mucho.
¿Cómo consiguen hacerlo?
Los ciberdelincuentes tienen distintas maneras de actuar, entre ellas:
Phishing: consiste en enviar correos que aparentan ser reales, como si vinieran de tu proveedor, banco o incluso un compañero de trabajo. A menudo incluyen enlaces a webs falsas o archivos que, al abrirlos, permiten al atacante acceder a tu información.
Ingeniería social: aquí el punto clave no es la tecnología, sino las personas . El atacante se gana tu confianza y te convence para que tomes una decisión rápida: cambiar el número de cuenta, descargar un archivo o confirmar un pago.
Por ejemplo, puede hacerse pasar por un proveedor diciendo que ha cambiado de banco y necesita que actualices sus datos urgentemente.
¿Qué consecuencias puede tener la suplantación de facturas?
La suplantación de facturas no solo afecta a grandes empresas. De hecho, las pymes son más vulnerables porque, en muchos casos, no cuentan con controles internos sólidos.
Estas son algunas de las consecuencias más comunes:
- Pérdidas económicas importantes.
- Problemas contables y fiscales si se contabilizan facturas falsas.
- Conflictos con proveedores que no han cobrado lo que les corresponde.
- Daños a la reputación de la empresa.
Tipos de suplantación de facturas
Aunque el objetivo siempre es el mismo —cobrar un pago fraudulento—, los métodos pueden variar:
1. Suplantación del proveedor
El estafador se hace pasar por un proveedor real y envía una factura con una cuenta bancaria diferente.
2. Manipulación de facturas reales
Se intercepta una factura auténtica y se modifican los datos antes de reenviarla.
3. Falsificación completa
Se crea una factura desde cero, imitando el diseño y datos de un proveedor conocido.
4. Fraude interno
En algunos casos, el engaño parte desde dentro de la propia empresa: empleados o colaboradores que intentan desviar fondos con facturas falsas.
Cómo prevenir este tipo de fraude
La buena noticia es que prevenir este tipo de estafas está en tus manos. Con algunas medidas y buenos hábitos, puedes reducir drásticamente el riesgo.
- Confirma cualquier cambio de cuenta bancaria
Si un proveedor te comunica que ha cambiado de banco, verifica por teléfono usando un número que ya tengas registrado (no el del nuevo correo).
- Revisa bien los correos electrónicos
Errores gramaticales, direcciones de email ligeramente distintas, o un tono inusual pueden ser señales de alerta.
- Implanta controles internos
Evita que una sola persona tenga control completo sobre todo el proceso de validación y pago de facturas.
Aquí es cuando la tecnología se convierte en tu aliada. La factura electrónica, al incluir elementos como la firma digital, trazabilidad de envíos y verificación automática de datos, dificulta enormemente que una factura falsa pase desapercibida.
Además, las plataformas homologadas garantizan que la información no ha sido alterada y permiten seguir el rastro de cada documento, algo que no ocurre con facturas en PDF enviadas por correo.
Con su adopción obligatoria en el horizonte, dar el paso hacia la factura electrónica no solo es una cuestión de cumplimiento legal: es una medida preventiva clave frente al fraude.
- Apóyate en un servicio profesional de ciberseguridad
Contar con expertos en ciberseguridad puede marcar la diferencia. Estos servicios no solo identifican señales de alerta en tiempo real, sino que también ayudan a implantar sistemas de protección, realizar auditorías y formar al equipo.
Hoy, proteger la información no es una opción: es una necesidad.
A veces, una pequeña formación en ciberseguridad marca la diferencia entre detectar un fraude o caer en él.
¿Qué dice la ley?
En España, suplantar una factura es algo serio. De hecho, puede considerarse un delito de estafa según el Código Penal (artículo 248). Y si además se modifican documentos, también puede tratarse de falsedad documental (a partir del artículo 390).Las consecuencias van desde multas hasta prisión, dependiendo de lo grave que sea el caso.
Además, si una empresa no toma precauciones mínimas para evitar este tipo de fraudes, también podría tener problemas legales por no haber actuado con suficiente responsabilidad.
La prevención empieza hoy
La suplantación de facturas es un riesgo real. Pero también es evitable. Con la combinación adecuada de tecnología, procesos y formación, puedes proteger tu negocio y actuar con seguridad.
En GOW.tech ayudamos a las empresas a digitalizar su gestión de forma segura y eficiente. Si quieres minimizar riesgos y reforzar la protección de tus procesos administrativos, estamos aquí para ayudarte.