Factura Electrónica

La normativa de Factura Electrónica impulsará la digitalización completa de la facturación. Su obligatoriedad será próximamente y puede implantarse en paralelo al Verifactu que será obligatoria a partir del 1 de enero de 2026

Además, su implantación puede ser subvencionada con el Kit Digital.
Te acompañamos en la adaptación a ambas normativas, con soluciones seguras, sencillas y sin complicaciones.

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La factura electrónica es un documento digital que se genera y se transmite de forma electrónica a través de medios informáticos como correos electrónicos, portales web o sistemas especializados. Contiene la información detallada de una transacción comercial, como la descripción de los bienes o servicios, el precio, los impuestos aplicados, etc y su uso permite agilizar y simplificar el proceso de facturación, reducir costes y aumentar la transparencia en las transacciones comerciales.

Optimiza tu negocio con un sistema de facturación moderno, seguro y eficiente..

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¿Qué es La Factura Electrónica?

La factura electrónica en España no es algo novedoso, ya que se ha utilizado durante bastante tiempo sin tener obligación legal. Sin embargo, el Ministerio de Hacienda está en proceso de implementar una legislación innovadora que establecerá el uso obligatorio de la factura electrónica para todas las operaciones comerciales entre empresas (B2B).

Este cambio hacia la digitalización de documentos busca introducir un sistema de facturación específico, digital y sometido a una regulación exhaustiva. Los objetivos clave de la iniciativa de facturación electrónica en España son:

Optimizar y automatizar los procesos relacionados con la gestión financiera empresarial.
Mejorar la puntualidad y eficiencia en los procesos de pago.
Incrementar la eficacia en la recaudación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Esta estrategia de adopción de la facturación electrónica se alinea con un plan más amplio de la Unión Europea, conocido como VAT in the Digital Age (ViDA), que busca promover la implementación de la facturación electrónica y la presentación de informes digitales en todo el continente europeo.

Se prevé que la implementación de la facturación electrónica en España se efectúe entre 2024 y 2026. Los detalles y regulaciones específicas que gobernarán este nuevo sistema fueron establecidos en la ley "Crea y Crece", promulgada en septiembre de 2022.

España, junto con otros países miembros de la Unión Europea como Francia y Portugal, está liderando el camino hacia la modernización fiscal con la adopción de la facturación electrónica. Este movimiento refleja un esfuerzo colaborativo a nivel de la UE para transitar hacia una era más digital y eficiente en la gestión fiscal.

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Cuestiones clave sobre la Factura Electrónica

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas en España?

En España, todos los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas electrónicas cuando se trata de transacciones comerciales entre empresas (B2B). Sin embargo, las transacciones que se realizan directamente con los consumidores finales (B2C) todavía no requieren cumplir con la normativa de facturación electrónica.

Además, no es obligatorio emitir facturas electrónicas en España en las siguientes situaciones específicas:

En el caso de transacciones realizadas con entidades situadas fuera del territorio español..
Cuando se emiten facturas simplificadas bajo ciertas condiciones específicas, las cuales están detalladas en el artículo 4 del Real Decreto 1619/2012.

Plazos de Implantación Factura Electrónica

¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica obligatoria en España?

La Ley Crea y Crece hará obligatoria la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en España, con aprobación pendiente de la Comisión Europea.

Su aplicación será gradual y escalonada según el volumen de negocio:

Empresas con ingresos > 8 M€ → 1 año desde la publicación del Reglamento.
Empresas y autónomos con ingresos ≤ 8 M€ → 2 años desde la publicación.

La mayoría no quedará sujeta a la normativa hasta 2025 o más adelante.

Formatos de Factura Electrónica Aceptados

Formatos estructurados aceptados:

Los cuatro formatos se desarrollan en el 2.6. Formato de la factura electrónica en España

EDIFACT
FacturaE
CEFACT
UBL

Independientemente del formato elegido, es obligatorio incluir contenido adicional y esta información debe ser gestionada de una manera determinada.

Nuevos roles de la Agencia Tributaria

Repositorio de facturas electrónicas o copias fieles.
Desarrollador de la Solución Pública.
Receptor del estado Pago y generador del informe al Observatorio de Morosidad Comercial.
El rol tradicional como receptor del reporte fiscal que no es factura electrónica para aquellas empresas que facturan más de 6 millones de euros.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en España?

El sistema de facturación electrónica en España se organiza con distintos participantes esenciales, cada uno con funciones específicas para asegurar un proceso regulado y eficaz:

Solución Pública de Facturación Electrónica

Estatal de Administración Tributaria (AEAT), ofrece un marco oficial para la emisión y recepción de facturas electrónicas, ideal para autónomos o pequeñas empresas que cuenten con un ERP.

Plataformas Privadas de Facturación Electrónica

La factura electrónica debe ajustarse al Real Decreto 1007/2023, que establece estándares de compatibilidad y seguridad en su tratamiento.

Las empresas con ingresos superiores a 8 millones de euros estarán obligadas a usar estas plataformas, que deben ser capaces de gestionar distintos formatos reconocidos (FacturaE, UBL, CEFACT y EDIFACT), en función de los interlocutores con los que se opere.

Empresasa Emisoras de Facturas Electrónicas

Empresas Emisoras

Encargadas de crear y enviar facturas electrónicas, utilizando tanto la solución pública como plataformas privadas. Las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas podrán optar por la solución pública de la AEAT o por sistemas de facturación de terceros. Estas soluciones, ya sean públicas o privadas, están diseñadas para interoperar, permitiendo una comunicación segura y eficiente entre ellas,

Empresas Receptoras

Reciben las facturas electrónicas y deben procesarlas y administrarlas conforme a la legislación actual. Además de los aspectos técnicos, existen obligaciones concretas para los actores del sistema de facturación electrónica, incluyendo a las empresas que emiten y reciben facturas, así como a los proveedores de servicios de facturación electrónica, quienes deben asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos para promover la transparencia, eficacia y seguridad del sistema.

Reglas para cumplir con la facturación electrónica española

La normativa española dicta requisitos específicos para la facturación electrónica, asegurando así una implementación y administración adecuadas del sistema.

Emisión y recepción de facturas electrónicas: Empresas y autónomos deben crear, enviar y recibir facturas electrónicas a través de plataformas privadas autorizadas o mediante la solución pública de la AEAT.
Registro de facturas: Quienes no usen la solución pública deben remitir copias de las facturas en formato Facturae a la AEAT para un seguimiento exhaustivo.
Información y estado de facturas: Emisores y receptores deben proveer datos actualizados sobre el estado de las facturas con informes digitales.
Interconexión e interoperabilidad: Proveedores privados deben garantizar una interconexión y compatibilidad entre distintas tecnologías y plataformas, permitiendo la comunicación entre usuarios de sistemas variados.
Conservación de facturas: Receptores deben mantener acceso a las facturas electrónicas por cuatro años para cumplir con la normativa de archivo.
Visualización, descarga e impresión: Proveedores de servicios deben posibilitar que los usuarios visualicen, descarguen e impriman las facturas electrónicas.

Además, para acatar completamente la normativa, empresas y profesionales en España deben conservar electrónicamente estos registros:

Registro de facturas emitidas.
Registro de facturas recibidas.
Registro de bienes de inversión.
Registro de ciertas operaciones intracomunitarias.

Este conjunto de normas tiene como objetivo fomentar la eficiencia, transparencia y seguridad en el proceso de facturación.

Formato de la factura electrónica en España

El Real Decreto 1007/2023 ha sido un paso significativo en la estandarización de las facturas electrónicas, asegurando su funcionalidad y legalidad en el sistema. Estas medidas tienen como objetivo no solo estandarizar el proceso de facturación electrónica en España, sino también incrementar la confianza en las transacciones electrónicas, garantizando la autenticidad, integridad y aceptación de las facturas digitales.

Se destacan dos requisitos fundamentales para su emisión:

Primer Requisito

Las facturas electrónicas deben adherirse a un formato estandarizado que sea compatible con la tecnología actual. Los formatos reconocidos incluyen:

XML CII: Un formato universal de CEFACT de la ONU, aplicable a cualquier tipo de factura.
UBL (Universal Business Language): Utilizado para facturas y notas de crédito, conforme a la norma ISO/IEC 19845:2015.
EDIFACT: Un formato estandarizado bajo la norma ISO 9735 para la facturación electrónica a nivel nacional.
FacturaE: Específico de España, basado en firmas XML y acorde con el estándar XAdES para garantizar seguridad y autenticidad.

Segundo Requisito

Es esencial que la procedencia y el contenido de cada factura electrónica sean verificables y seguros. El gobierno español exige que la autenticidad se confirme a través de:

Tecnología EDI (Intercambio Electrónico de Datos): A través de un proveedor de servicios, se facilita la transmisión segura de documentos electrónicos, incluyendo facturas, entre entidades comerciales.
Firma Electrónica Avanzada: Conforme al Reglamento eIDAS, esta firma valida la identidad del emisor y la integridad del documento.

Requisitos del informe electrónico (e-reporting) en España

El e-reporting o informe electrónico, constituye un elemento clave en la legislación española sobre facturación electrónica. Dicha legislación exige a los compradores no solo recibir facturas electrónicas, sino también reportar de manera eficaz y exacta el estado de las mismas. Este procedimiento promueve la transparencia y permite un seguimiento efectivo de las transacciones comerciales, fortaleciendo la integridad y fiabilidad del sistema de facturación electrónica en España.

Los estados que se deben informar a la administración fiscal incluyen:

La aceptación o rechazo (total o parcial) de la factura, señalando la fecha de tal decisión.
El pago completo de la factura, con la fecha en que se realizó dicho pago.
Los pagos fraccionados de la factura, especificando los montos y las fechas de estos pagos.
La transferencia de la factura a un tercero para su cobro o pago, mencionando el nombre del cesionario y la fecha de la transferencia.

Sanciones por no cumplir con la factura electrónica en España

El incumplimiento de la legislación sobre facturación electrónica en España puede tener graves consecuencias, que van desde notificaciones por retrasos hasta sanciones por una contabilidad deficiente. Según la normativa vigente, se impone una multa por cada factura electrónica reportada fuera de tiempo, que puede ser de hasta el 0,5% del valor total de la transacción. Las penalizaciones oscilan entre un mínimo de 300 euros y pueden ascender a 6.000 euros por trimestre. Por lo tanto, el retraso en la notificación de varias facturas puede llevar a multas considerables.

Asimismo, no mantener registros contables adecuados puede resultar en multas de entre 150 y 6.000 euros. Para las compañías que operan en España, es esencial seguir los principios contables de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que ofrecen un estándar global para la contabilidad de negocios y aseguran la transparencia y uniformidad en la presentación de los estados Electrónica.

¿Qué funcionalidades ofrece nuestra solución de facturación electrónica?

Nuestra herramienta está diseñada para simplificar y automatizar los procesos administrativos de autónomos, pymes y despachos profesionales. Con ella podrás crear, enviar y recibir facturas electrónicas de forma rápida, controlar tus pagos y cobros, y mantener una comunicación fluida con tu asesoría, todo desde una única plataforma accesible desde cualquier dispositivo. Además, garantizamos el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes, tanto a nivel nacional como europeo.

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¿Cómo puede ayudarte nuestra aplicación a mejorar la gestión financiera de tu negocio?

Gestionar las finanzas de un negocio no siempre es sencillo, especialmente cuando se multiplican las tareas administrativas. Nuestra aplicación de facturación electrónica está pensada para ayudarte a tener un mayor control sobre tus ingresos y gastos, automatizar procesos clave y reducir errores, todo desde un entorno digital ágil, seguro y accesible. A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes para que descubras cómo puede ayudarte en tu día a día.

¿Qué ventajas me ofrece en la gestión de facturas?

Podrás crear y enviar facturas electrónicas en cuestión de minutos, sin complicaciones. Nuestra tecnología también te permite recibir facturas de tus proveedores y digitalizarlas automáticamente gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR), evitando errores y ganando tiempo.

¿Cómo me ayuda a controlar mejor mis pagos y cobros?

La plataforma se conecta con tus cuentas bancarias para que puedas conciliar movimientos de forma automática. Además, puedes gestionar cobros y realizar pagos directamente desde la aplicación, incluyendo recordatorios automáticos y botones de pago para agilizar el proceso.

¿Cumple con la normativa fiscal?

Sí, nuestra solución está preparada para cumplir con la legislación actual y futura. Estamos conectados con redes oficiales y facilitamos la presentación de informes y facturas digitales requeridas por la Agencia Tributaria.

¿Puedo trabajar desde cualquier lugar?

Por supuesto. Nuestra aplicación está en la nube y también cuenta con versión móvil, para que tengas acceso total a tus finanzas estés donde estés.

Funcionalidades principales de nuestra solución

Funcionalidad	Descripción
Facturación electrónica	Crea y envía facturas en formatos estructurados como UBL o Facturae.
Recepción de facturas	Automatiza la lectura y archivo de facturas recibidas mediante OCR.
Gestión de clientes y proveedores	Organiza contactos y vincula cada documento con su correspondiente empresa.
Conciliación bancaria	Sincroniza con tus bancos para identificar pagos y cobros automáticamente.
Pagos y cobros	Realiza pagos o envía enlaces de cobro directamente desde la plataforma.
Cumplimiento fiscal	Asegura que tus facturas se ajustan a la normativa vigente.
Conexión con asesorías	Comparte tu información contable fácilmente con tu asesor.
Aplicación móvil	Accede a todas las funciones desde tu móvil, estés donde estés.
Almacenamiento digital seguro	Conserva tus documentos con todas las garantías legales.
Automatización de procesos	Ahorra tiempo con flujos de trabajo automáticos.
Integración con otros sistemas	Conéctate fácilmente con plataformas de comercio electrónico, ERP, software contable y CRM para mantener tus flujos de trabajo habituales de forma automatizada.

Impulsa Tu Digitalización con la Factura Electrónica

La factura electrónica no solo es una obligación legal para muchas empresas, sino también una oportunidad para digitalizar y simplificar la gestión financiera. Contar con una solución que automatice procesos, garantice el cumplimiento normativo y facilite el control de ingresos y gastos marcará la diferencia en la eficiencia de tu negocio.

Si estás valorando opciones para dar el paso a la factura electrónica, podemos ayudarte a encontrar una solución adaptada a tu negocio. Estaremos encantados de resolver tus dudas y acompañarte en el proceso cuando lo necesites.

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