Introducción a los workflows centrados en eventos

Un workflow (o flujo de trabajo en español), es la automatización de los procesos de trabajo que desarolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasan de un trabajador a otro siguiendo un orden y jerarquía determinada. Estas actividades son realizadas por los participantes del proceso, que pueden ser humanos o en algunos casos software, maquinas…

Beneficios y aplicación de los workflows centrados en eventos

Gracias a la tecnología, podemos automatizar estas actividades, así, podremos ahorrar en costes, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del trabajo tanto para los empleados como para los clientes.

Desde GOWtech te damos unos pasos muy sencillos para poder crear un workflow, en los que principalmente tenemos que responder a tres grandes preguntas:

  • ¿Quiénes? Nos permite identificar los participantes que completan las diferentes tareas de un workflow.
  • ¿Qué hacen? Nos obliga a identificar todas las tareas que son relevantes para la consecución del objetivo del negocio.
  • ¿Sobre qué información? Nos ayuda a definir los datos más relevantes que los participantes necesitan para completar sus tareas.

Una vez que sabemos que es un workflow, vamos a hablar de workflows centrados en eventos. Dentro de las últimas tendencias del marketing de este año, los workflows centrados en eventos han conseguido sumarse a esa lista. Tradicionalmente, los workflows de marketing por correo electrónico consistían en una serie de correos que se iniciaban cuando el usuario cumplía ciertos criterios, con comunicaciones periódicas enviadas de forma programada.

Con los flujos de trabajo centrados en los eventos, en cambio, se empieza con un evento y luego se programan correos electrónicos previos y posteriores para confirmar la asistencia y la participación con el material. Creando una fecha específica o propiedad de fecha de contacto de flujos de trabajo basados en contactos para centrar sus acciones de flujo de trabajo en una fecha de calidad o propiedad de fecha de contacto. Esto te permite programar y ejecutar acciones de workflow en relación con una fecha específica.

Por tanto, viendo que esto cada vez es más importante para impulsar nuestro negocio, desde GOWtech te enseñamos cómo llevar a cabo este proceso.

Tipos de workflows

Primero nos tenemos que meter en la aplicación en la que vayamos a desarrollar la acción, luego hay que seleccionar el tipo de workflow que queremos, en los que encontramos tres tipos:

  • Workflow Ad hoc: En las que las reglas y las normas pueden ser modificadas durante el proceso de trabajo.
  • Workflow de producción: su flexibilidad es muy limitada, siguiendo una dirección preestablecida.
  • Workflow administrativo: Suele implementarse para llevar a cabo tareas sin estructura definida, repetidas, previsibles y con reglas de coordinación relativamente simples.

Una vez que elegimos el tipo de workflow que queremos utilizar, seleccionamos la fecha específica del evento, que es la fecha en la que girarán las acciones del flujo de trabajo. Una vez hecho esto, tendremos que acceder al editor de workflows.

Tenemos que establecer unos criterios de inscripción, para que cuando el contacto rellene el formulario y cumpla con los criterios de inscripción, se inscriban automáticamente, aunque también tenemos la posibilidad de añadir contactos de manera manual. De manera predeterminada, los contactos solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplan con los activadores de la inscripción, aunque se puede reactivar la reinscripción.

Por otro lado, para los flujos de trabajo de la propiedad de la fecha del contacto, hay que añadir la propiedad de la fecha del contacto que se conoce como un activador de inscripción. Las acciones solo se ejecutarán para contactos que tengan un valor para la propiedad de fecha, por lo que estos criterios de inscripción garantizan que todos los contactos que ingresen al workflow puedan realizar acciones correctamente.

Hasta aquí serían los pasos necesarios para poder establecer tu workflow centrados en eventos. En GOWtech, ¡te animamos a que lo lleves a cabo en tu negocio!

Por otro lado, si te interesan las nuevas tendencias del marketing, te recomendamos estos post sobre temas e actualidad como son: el Phygital, el Shopping Live o el Efecto ROPO.